Biblioteca de prompts en Excel: cómo organizar los tuyos

Quien usa IA a diario acaba con la misma sensación: has escrito un prompt que funcionó de maravilla, pero no recuerdas cómo lo pediste. Una biblioteca de prompts resuelve eso: es una hoja de Excel donde guardas tus mejores peticiones, con las partes variables señaladas, para reutilizarlas en segundos. Es, además, una plantilla que puedes compartir con tu equipo para que todos obtengan resultados parecidos. Esta guía te explica cómo montarla, con una fórmula que rellena los prompts a partir de tus datos.

Por qué merece la pena tenerla

Ahorras tiempo: no reescribes desde cero peticiones que ya sabes que funcionan.
Mejoras con el uso: anotas qué prompts dan buen resultado y cuáles hay que ajustar.
Unificas criterios en el equipo: todos parten de la misma base, con el mismo tono y las mismas instrucciones de precaución.
Reduces errores: los prompts que ya incluyen frases como «no inventes cifras» o «usa solo estos datos» se convierten en costumbre.

Estructura de la tabla

Crea una tabla de Excel (Insertar → Tabla) llamada Prompts con estas columnas:

Columna	Para qué sirve
ID	Un número o código para localizarlo
Categoría	Fórmulas, Correos, Informes, Datos, Reuniones…
Tarea	Título corto: «Reclamar factura pendiente»
Plantilla	El texto del prompt, con las variables entre corchetes
Variables	Lista de los huecos que hay que rellenar
Herramienta	Con cuál funciona mejor (Copilot, ChatGPT, Claude…)
Valoración	De 1 a 5 según la calidad del resultado
Última revisión	Fecha en la que lo probaste por última vez
Notas	Ajustes, errores habituales, ejemplos de buen resultado

En la columna Categoría, usa una lista desplegable (Datos → Validación de datos → Lista) para que todos escriban lo mismo.

Cómo escribir plantillas reutilizables

Marca las partes que cambian con corchetes y mayúsculas. Ejemplo de plantilla para correos:

«Redacta un correo formal y cordial para [CLIENTE] que tiene pendiente la factura [FACTURA] de [IMPORTE] € con vencimiento el [FECHA]. Es el [NÚMERO] recordatorio. Pide confirmación de la fecha de pago. Incluye un asunto. Máximo 120 palabras. No inventes datos que no te haya dado.»

Otras plantillas que conviene guardar desde el principio:

Depurar una fórmula: «Esta fórmula da el error [ERROR]: [FÓRMULA]. Las celdas contienen [DESCRIPCIÓN]. Uso Excel en español con [VERSIÓN]. ¿Por qué falla y cómo la corrijo?»
Resumen de reunión: «Con estas notas, redacta un acta con asistentes, decisiones y tareas con responsable y fecha. Usa solo lo que aparece en las notas y marca con [REVISAR] lo que no esté claro.»
Informe de gestión: «Redacta el apartado [APARTADO] usando únicamente estos datos: [DATOS]. Las causas son: [CAUSAS]. No inventes cifras ni causas.»

Un truco: rellenar el prompt automáticamente desde Excel

Si tienes una tabla de facturas pendientes, puedes generar un prompt personalizado para cada una con la función SUSTITUIR. Supón que la plantilla está en la celda F1, y que cada fila de la tabla tiene el cliente en A, la factura en B, el importe en C y el vencimiento en D:

=SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR($F$1;"[CLIENTE]";A2);"[FACTURA]";B2);"[IMPORTE]";TEXTO(C2;"#.##0,00"));"[FECHA]";TEXTO(D2;"dd/mm/aaaa"))

El resultado es el prompt completo listo para copiar y pegar en tu asistente. Los formatos de TEXTO asumen configuración regional española. Antes de usar datos reales, ten presente lo que puedes o no puedes compartir con cada herramienta, como explicamos en el artículo sobre riesgos de usar IA en tareas administrativas.

Cómo encontrar rápido el prompt que necesitas

Filtros de tabla: filtra por categoría o por valoración.
Búsqueda con fórmula: en Excel 2021 y Microsoft 365, =FILTRAR(Prompts[Plantilla];Prompts[Categoría]="Correos") devuelve todas las plantillas de una categoría.
Segmentaciones: con la tabla seleccionada, ve a Diseño de tabla → Insertar segmentación para filtrar con botones.

Reglas para mantenerla útil

Guarda un prompt solo cuando haya funcionado bien al menos dos veces.
No incluyas datos confidenciales dentro de las plantillas: ni nombres reales, ni importes, ni claves. Deben contener solo marcadores.
Anota la fecha de la última prueba. Los asistentes cambian con el tiempo y un prompt que funcionaba puede necesitar ajustes.
Revisa la biblioteca cada trimestre: elimina lo que no uses y mejora lo que se use más.
Si la compartís en equipo, designa una persona responsable de aprobar cambios y evitar versiones duplicadas.

Errores frecuentes

Guardar cientos de prompts sin valorar ni ordenar: no se encuentra nada.
Plantillas con datos reales escondidos que acaban en un chatbot sin querer.
No indicar con qué herramienta funciona cada uno.
Dar por bueno un resultado sin revisar. Aplica el método de verificación de cálculos de la IA en Excel.

Siguientes pasos

Empieza por diez plantillas de las tareas que más repites. Puedes tomar ideas de los 10 prompts para Copilot en Excel y de las plantillas de correos administrativos con IA. Si quieres crear otras hojas reutilizables, consulta la guía de plantillas de Excel con IA.