Cada semana aparece una herramienta de IA nueva que promete ahorrar horas de trabajo. Antes de introducir en ella datos de tu empresa, merece la pena hacerle unas cuantas preguntas, sobre todo si vas a usarla en tareas administrativas con información de clientes, empleados o proveedores. Esta checklist reúne las comprobaciones esenciales y te propone una forma sencilla de puntuarlas en Excel para comparar dos o tres opciones con criterio.
Aviso: esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento jurídico ni el criterio del responsable de protección de datos de tu organización. Si tratas datos personales a gran escala o categorías especiales de datos, consulta con un profesional.
1. Datos: qué pasa con lo que introduces
- ¿Se utilizan tus conversaciones o archivos para entrenar modelos? ¿Puedes desactivarlo? ¿Cambia según el plan (gratuito, personal, empresa)?
- ¿Cuánto tiempo se conservan los datos y puedes borrarlos?
- ¿Quién dentro del proveedor puede acceder a ellos y en qué circunstancias?
- ¿En qué países se almacenan y procesan?
Dónde comprobarlo: política de privacidad, condiciones del servicio y documentación de seguridad del proveedor. Si algo no está claro, pregunta al soporte y guarda la respuesta por escrito.
2. Cumplimiento: RGPD y contrato
- Si vas a introducir datos personales, ¿ofrece el proveedor un contrato de encargado del tratamiento o un acuerdo de tratamiento de datos?
- ¿Explica cómo gestiona las transferencias internacionales de datos?
- ¿Te permite ejercer los derechos de las personas afectadas (acceso, supresión, etc.)?
Para una visión general de los riesgos, lee el artículo sobre riesgos de usar IA en tareas administrativas.
3. Seguridad y control de accesos
- ¿Permite verificación en dos pasos y, para empresas, inicio de sesión único?
- ¿Hay un panel de administración para gestionar usuarios, permisos y activar o desactivar funciones?
- ¿Publica información sobre sus prácticas de seguridad o certificaciones reconocidas? Es una señal útil, aunque no una garantía por sí sola.
- ¿Se puede compartir una conversación o un archivo por error? ¿Con qué facilidad?
4. Calidad y utilidad real
- ¿Funciona bien en español con tus textos y tus fórmulas reales?
- ¿Acierta en tareas de tu día a día (no solo en demostraciones)?
- ¿Te muestra cómo ha llegado al resultado, para poder verificarlo?
- ¿Qué límites de uso tiene y con qué frecuencia los alcanzarías?
5. Dependencia y salida
- ¿Puedes exportar tus datos, prompts y configuraciones si decides cambiar?
- ¿Qué pasa con tus documentos si cancelas la suscripción?
- ¿El proveedor ha cambiado con frecuencia precios o condiciones?
6. Coste total
- Cuota por usuario y periodo mínimo de contratación.
- Coste de formación y de configuración inicial.
- Coste de los complementos que necesites para lo que quieres hacer.
Para hacer los números con método, consulta la guía sobre cuánto cuesta implantar IA en la administración de una pyme.
Puntúa las opciones en Excel
Crea una tabla con los criterios en filas y las herramientas en columnas. Asigna a cada criterio un peso según su importancia para ti y una puntuación de 0 a 5 a cada herramienta:
| Criterio | Peso | Herramienta A | Herramienta B |
|---|---|---|---|
| Protección de datos | 5 | 4 | 3 |
| Calidad en español | 4 | 3 | 4 |
| Coste total | 3 | 3 | 4 |
Los valores de la tabla son un ejemplo ilustrativo. Calcula la puntuación total de cada herramienta con:
=SUMAPRODUCTO($B$2:$B$4;C2:C4)Y arrastra la fórmula a la columna de la herramienta B. Usa el resultado como apoyo, no como veredicto: un criterio eliminatorio, como no poder firmar un contrato de tratamiento de datos, debe descartar la herramienta aunque puntúe alto en lo demás.
Cómo hacer una prueba segura
- Usa datos ficticios con la misma estructura que los reales.
- Prueba tres tareas reales de tu trabajo con cada herramienta.
- Anota el tiempo que tardas, incluida la revisión, y los errores que encuentras.
- Comprueba la configuración de privacidad antes de introducir cualquier dato real.
- Decide con los resultados y con la puntuación de la checklist.
Tres decisiones posibles
- Adoptar: cumple lo que necesitas y aporta un ahorro demostrable.
- Adoptar con restricciones: úsala solo con datos no sensibles y define por escrito qué se puede y qué no introducir.
- Descartar o esperar: si no cumple los mínimos de seguridad o no puedes aclarar cómo trata los datos.
Errores frecuentes
- Decidir por la fama de la marca o por lo que usa otra empresa.
- Usar una cuenta gratuita personal con información de la empresa.
- No dejar por escrito la política de uso para el equipo.
- No revisar las condiciones cuando el proveedor las actualiza.
Siguientes pasos
Con una herramienta elegida, define quién puede usarla y para qué. Si todavía estás decidiendo el tipo de herramienta que te conviene según tu puesto, consulta la guía para elegir la herramienta de IA adecuada.
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