Redactar correos es una de las tareas que más tiempo consume en administración: reclamar una factura, contestar a un proveedor, avisar de un cambio de horario, comunicar una norma interna. La IA es muy buena en este tipo de textos porque el formato es repetitivo y el tono se puede ajustar. Esta guía te da una forma de trabajar y plantillas de prompts para que los borradores salgan casi listos a la primera.
La fórmula de un buen prompt para correos
Un correo bien pedido incluye cinco elementos. Si los das todos, casi nunca tendrás que reescribir:
- Quién eres y a quién escribes (rol y destinatario).
- Qué quieres conseguir (objetivo concreto).
- Datos imprescindibles (fechas, importes, referencias).
- Tono (formal, cordial, firme pero educado).
- Formato y longitud (breve, con asunto, en tres párrafos).
Plantillas de prompts para situaciones habituales
1. Reclamar una factura pendiente
«Redacta un correo formal y cordial para un cliente que tiene pendiente el pago de la factura F-2026-045, de 1.250 €, con vencimiento el 15 de septiembre. Es el primer recordatorio. Incluye un asunto, pide confirmación de la fecha de pago y ofrece enviar de nuevo la factura. Máximo 120 palabras.»
2. Escalar un segundo aviso con tono más firme
«Escribe el segundo recordatorio de esa misma factura, con tono firme pero respetuoso, mencionando que ya enviamos un aviso anterior y que necesitamos regularizarlo antes del final de mes. Sin amenazas ni lenguaje agresivo.»
3. Comunicado interno
«Redacta un comunicado interno para toda la plantilla informando de que a partir del 1 de octubre el horario de verano pasa al horario de invierno. Tono claro y cercano, en tres párrafos cortos, con asunto y sin jerga.»
4. Respuesta a un proveedor
«Responde a un proveedor que nos ha propuesto una subida de precios del 8 %. Queremos agradecer la comunicación, pedir un desglose de los costes que motivan la subida y proponer una reunión la próxima semana. Tono profesional y neutro.»
5. Solicitar documentación
«Redacta un correo para pedir a un nuevo empleado la documentación necesaria para su alta: copia del DNI, número de la Seguridad Social y datos bancarios. Explica que puede enviarla por el canal seguro habilitado por la empresa y no por correo ordinario.»
Cómo mejorar el resultado
- Pide dos versiones (una más breve y otra más detallada) y elige la que mejor encaje.
- Da un ejemplo de tu estilo: pega un correo anterior tuyo, sin datos personales, y pide que imite el tono.
- Itera con instrucciones cortas: «hazlo más breve», «quita la última frase», «suena menos formal».
- Pide un asunto claro en cada correo: mejora mucho la tasa de lectura.
Precauciones antes de enviar
- Revisa cifras, fechas y nombres. La IA puede mezclar datos si le has dado varios en el mismo mensaje.
- No pegues datos personales reales en el chat si no es necesario: usa nombres genéricos («Cliente A») y sustitúyelos después.
- Cuida el tono en situaciones delicadas (reclamaciones, despidos, avisos legales). Para estos casos, valida siempre el texto con la persona responsable.
- Repasa que suene a ti: quita frases demasiado rebuscadas o repetitivas que delatan un texto generado.
Guarda tus mejores prompts como plantillas
Cuando un prompt te dé buenos resultados, guárdalo en un documento o en una hoja de Excel con dos columnas: situación y texto del prompt. En poco tiempo tendrás una biblioteca de plantillas que reduce cada correo a rellenar unos pocos datos. Si trabajas con Excel a diario, puedes combinar esta técnica con las automatizaciones de tareas repetitivas con IA para preparar envíos masivos de recordatorios.
Siguientes pasos
Antes de usar la IA con información de clientes, empleados o proveedores, conviene conocer los riesgos de privacidad y protección de datos. Lo repasamos en el artículo sobre riesgos de usar IA en tareas administrativas sensibles (RGPD y datos).
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